¿Cómo registrar y administrar sanciones?

PRÓXIMAMENTE

El módulo permite preparar una sanción en borrador, adjuntar respaldo, incorporar un documento de notificación firmable, avisar al empleado y seguir su respuesta hasta cerrar o dejar sin efecto el caso.

⚠️ Próximamente: esta guía refleja el funcionamiento implementado y sirve para conocer el uso previsto. El módulo todavía no está habilitado de forma general y puede recibir ajustes antes de su lanzamiento.

📌 Alcance: Lenox HR organiza el registro, los archivos, las notificaciones y la trazabilidad. No determina qué medida corresponde. La empresa debe aplicar sus políticas y el asesoramiento laboral pertinente.

Antes de empezar

Los permisos Ver, Alta, Modificar, Baja y Descargar controlan cada acción del módulo.
Configure el plazo de impugnación y el tope anual de suspensión antes de comenzar.
Si utilizará un documento de notificación firmable, el usuario que lo carga debe contar con un certificado vigente. Consulte ¿Cómo configurar y administrar certificados de firma?.
Revise el email del empleado para que pueda recibir el aviso de respaldo.
Prepare el documento y los archivos probatorios antes de notificar: después ya no podrán modificarse.

Circuito general

1. Borrador
Cargar y revisar→2. Notificada
Visible al empleado→3A. Aceptada
El empleado aceptao3B. Rechazada
Presenta descargoo3C. Consentida
Vence el plazo→4. Cerrada o Revocada

1. Configurar el régimen

Ingrese en Sanciones y abra la pestaña Listado.
Seleccione Configuración.
Indique el Plazo de impugnación, entre 1 y 365 días.
Indique el Tope anual de suspensión, entre 1 y 365 días.
Seleccione Guardar.

Parámetro	Cómo interviene
Plazo de impugnación	Al notificar, el sistema calcula la fecha límite para que el empleado acepte o rechace.
Tope anual de suspensión	Compara los días acumulados durante los últimos 12 meses. Si se supera, muestra una advertencia, pero no bloquea la carga.

⚠️ Parámetros internos: estos valores deben configurarse según el criterio definido por la empresa. Lenox HR no valida su adecuación normativa.

2. Crear una sanción

Puede crearla desde el listado general mediante Nueva sanción o desde la pestaña Sanciones de la ficha de un empleado.

Seleccione al Empleado si ingresó desde el listado general.
Elija el Tipo de sanción. Puede agregar un tipo nuevo con el botón +.
Indique la Fecha del hecho.
Complete el Motivo y, si necesita ampliar, la Descripción.
Si corresponde una suspensión, complete las fechas Desde y Hasta. El sistema calculará la duración.
Adjunte los archivos necesarios y el documento firmable, si corresponde.
Seleccione Guardar. La sanción quedará en estado Borrador.

Nueva sanción

Empleado *

Buscar y seleccionar empleado⌄

Tipo de sanción *

Apercibimiento⌄

Fecha del hecho *

12/08/2026

Motivo *

Incumplimiento informado por el supervisor

Descripción

Detalle del hecho y antecedentes relevantes...

Archivos probatorios

📎 Adjuntar archivo

Documento de notificación

▤ Adjuntar PDF firmable

CANCELARGUARDAR

El motivo admite hasta 200 caracteres y la descripción hasta 2000. Mientras el registro continúe en Borrador puede editarlo o eliminarlo.

3. Adjuntar pruebas y documento de notificación

Archivos probatorios

Puede adjuntar hasta 2 archivos.
Se admiten PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG y PNG de hasta 3 MB.
También se admiten videos MP4, MOV o WEBM de hasta 100 MB.
Solo pueden agregarse o quitarse mientras la sanción esté en Borrador.

Documento de notificación firmable

Seleccione Adjuntar documento de notificación.
Elija un archivo PDF.
Ingrese la contraseña del certificado digital del usuario.
Guarde la sanción. La empresa firma el documento al cargarlo; el empleado podrá verlo y firmarlo después de la notificación.

📌 Dos elementos distintos: las pruebas respaldan el caso. El documento de notificación es el PDF formal que la empresa firma y que luego se habilita al empleado. Uno no reemplaza al otro.

⚠️ Revise antes de notificar: luego de la notificación ya no podrá adjuntar, quitar ni reemplazar estos documentos.

4. Notificar al empleado

En el listado o la ficha del empleado, localice la sanción en Borrador.
Compruebe tipo, fecha, motivo, pruebas y documento firmable.
Seleccione Notificar.
Revise la confirmación y vuelva a seleccionar Notificar.
El sistema registrará la fecha, calculará el vencimiento, habilitará la sanción en el Portal y enviará las notificaciones disponibles.

Al notificar, el empleado recibe un aviso dentro del Portal y un email de respaldo cuando tiene una dirección disponible. Al ingresar a sus sanciones, el sistema registra la lectura.

⚠️ Sin documento firmable: Lenox HR permite notificar, pero muestra una advertencia. El empleado recibirá el aviso y podrá responder, aunque no tendrá un PDF para firmar. No podrá agregarlo después.

5. Interpretar estados y resolver el caso

Estado	Qué significa	Acción de RRHH
Borrador	Todavía no fue comunicada.	Editar, eliminar o notificar.
Notificada	El empleado puede verla y responder dentro del plazo.	Esperar respuesta; cerrar o dejar sin efecto cuando corresponda.
Aceptada	El empleado aceptó la sanción.	Aprobar y cerrar, o dejar sin efecto.
Rechazada	El empleado presentó un descargo obligatorio.	Revisar comentario y antecedentes; cerrar o dejar sin efecto.
Consentida	Venció el plazo sin respuesta.	Cerrar o dejar sin efecto.
Cerrada	El circuito quedó finalizado.	Solo consulta.
Revocada	La empresa la dejó sin efecto y ya no cuenta como antecedente.	Solo consulta.

📌 Respuesta del empleado: puede aceptar o rechazar mientras la sanción esté Notificada. Para rechazar debe escribir el motivo de su descargo.

Cerrar o dejar sin efecto

Aprobar: cierra el caso y no admite más cambios.
Dejar sin efecto: revoca la sanción, la excluye como antecedente y oculta al empleado el documento firmable relacionado.

⚠️ Eliminar no es revocar: solo puede eliminarse un Borrador. Una sanción ya notificada conserva su trazabilidad; si no debe continuar, utilice Dejar sin efecto.

6. Consultar historial, archivos y reportes

Listado general

La pestaña Listado muestra empleado, tipo, fecha, estado, usuario que cargó el registro, motivo y acciones. El rango inicial comprende los últimos 12 meses y puede modificarse hasta un máximo de un año por consulta.

Busque por empleado, tipo o motivo.
Filtre por estado, tipo y fechas.
Abra los archivos probatorios o el documento de notificación.
Abra la ficha del empleado para revisar su historial completo.
Exporte el resultado en CSV, Excel o PDF.

Reportes

La pestaña Reportes incluye tendencia de los últimos 12 meses y distribuciones por estado, tipo, sector y sucursal. Al seleccionar una barra o porción, se abre el detalle de los registros que componen ese indicador.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo editar una sanción?

Solo los borradores son editables. Si todavía está en Borrador, compruebe además que su usuario tenga permiso de Modificar.

¿Por qué no puedo adjuntar el documento de notificación?

Debe utilizar un PDF, mantener la sanción en Borrador y contar con un certificado de usuario vigente y su contraseña.

¿Qué ocurre si se supera el tope anual de suspensión?

El sistema informa los días acumulados y el tope configurado. Es una advertencia: RRHH debe revisar el caso y decidir si continúa.

¿El empleado ve los borradores?

No. El Portal muestra la sanción a partir de la notificación.

¿Aceptar la sanción y firmar el PDF son lo mismo?

Son registros relacionados pero distintos: la respuesta cambia el estado de la sanción; la firma corresponde al documento de notificación administrado por el circuito documental.