¿Cómo preparar documentos para los procesos de onboarding? – LenoxHR - Centro de Ayuda

La biblioteca de documentación reúne los archivos PDF que RRHH puede asignar a las personas durante un proceso de ingreso. Puede cargar, buscar, descargar, renombrar, eliminar y preparar la ubicación de la firma. Para utilizar la biblioteca en un alta, consulte ¿Cómo iniciar y administrar un proceso de onboarding?.

Documentos asignables a nuevos empleados

⬆ Arrastre la documentación aquí o haga clic para seleccionar
Archivos PDF · máximo 3 MB

Nombre · Fecha de subidaAcciones

Política de seguridad.pdf · 13/08/26Parametrizar firma · Descargar · Editar nombre · Eliminar

Antes de empezar

Ingrese en Onboarding con permiso para manipular documentos.
Prepare archivos PDF de hasta 3 MB cada uno.
Use nombres claros para que puedan identificarse al iniciar un proceso.

1. Abrir la biblioteca

Seleccione Onboarding en el menú.
En Procesos de ingreso, pulse DOCUMENTACION (así se muestra el botón en pantalla).
Revise el listado por nombre y fecha de subida.

2. Cargar documentos

Arrastre uno o varios PDF hasta la zona de carga, o haga clic para seleccionarlos.
Espere la confirmación de cada archivo.
Use el buscador para comprobar que aparezcan en la biblioteca.

⚠️ Formato y tamaño: solo se aceptan archivos PDF y cada archivo debe pesar como máximo 3 MB.

3. Administrar un documento

Acción	Uso
Parametrizar firma	Define la página y posición donde se incorporará la firma.
Descargar	Guarda una copia del PDF para verificarlo.
Editar nombre	Cambia el nombre visible sin reemplazar el archivo.
Eliminar	Quita el documento de la biblioteca. La acción no se puede deshacer.

4. Parametrizar la firma

Seleccione Parametrizar firma.
Elija una página válida del PDF.
Ubique el espacio de firma con los márgenes o haciendo clic en la vista previa.
Revise la vista previa: detecta el tamaño real de la hoja y ajusta los límites de los márgenes.
Haga clic en Guardar. El sistema muestra «Configuración guardada».

Dato	Qué controla	Validación
Página	Hoja donde se incorporará la firma	Debe estar entre 1 y el total de páginas
Margen izquierdo (px PDF)	Posición horizontal	Revise que no tape texto
Margen superior (px PDF)	Posición vertical, medida desde el borde superior de la hoja	Compruebe la vista previa

📌 Certificado: cuando se asignan documentos durante el alta del onboarding, el sistema puede generar automáticamente el certificado de firma necesario para el empleado.

5. Usar los documentos en un onboarding

Al crear o editar un proceso, el tercer paso muestra la biblioteca. Busque los documentos, marque cada archivo o use Seleccionar todos, y finalice con Dar de alta y enviar o Guardar cambios.

6. Revisar documentos asociados a una persona

La biblioteca contiene los modelos reutilizables. Para revisar qué ocurrió en un proceso concreto, abra Archivos asignados desde la fila de la persona. Cada archivo ofrece Descargar, Ver documento y Eliminar.

Estado visible	Interpretación operativa
Cargado por empleado	La persona subió el archivo.
Pendiente de revisión	El archivo requiere control de RRHH.
Firmado por usuario	La persona completó su firma.
Firmado conforme	El documento quedó aceptado con firma.
Con firma no conforme	La persona firmó dejando constancia de su disconformidad.
Rechazado	Revise el motivo (se muestra en un popover «Motivo del rechazo») y solicite la corrección correspondiente.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo cargar una imagen o un archivo Word?

No. La biblioteca admite PDF.

2. ¿Renombrar modifica el contenido?

No. Solo cambia el nombre con el que se identifica el documento.

3. ¿Eliminar un documento borra los archivos ya cargados por empleados?

La biblioteca y los archivos asociados a un proceso se administran por recorridos distintos. Antes de eliminar, revise los procesos donde se haya utilizado.