¿Cómo configurar y administrar certificados de firma?

Los certificados permiten firmar digitalmente recibos y documentos del Gestor Documental. En esta guía aprenderá a crear el certificado del usuario, configurar su sello visual y emitir certificados para los empleados.

📌 Aclaración: estos certificados son credenciales internas de firma digital de Lenox HR. No son certificados médicos, laborales ni archivos que se descarguen. Lo que se descarga son los documentos firmados.

Antes de empezar

Su usuario debe tener acceso a Certificados de firma y los permisos correspondientes para crear o revocar.
Para emitir certificados de empleados, primero necesita un certificado de usuario vigente.
Los empleados deben cumplir los requisitos indicados en la sección Crear un certificado de empleado.

Tres elementos diferentes

1. Certificado de usuario

Habilita al usuario responsable para firmar documentación y emitir certificados de empleados.

2. Certificado de empleado

Permite que cada empleado firme sus documentos y recibos desde el Portal del Empleado.

3. Sello de firma

Es la imagen que se muestra visualmente en el PDF firmado. Complementa al certificado, pero no lo reemplaza.

1. Crear el certificado del usuario

Ingrese en Administración → Certificados de firma.
En Certificado de usuario, indique las fechas Desde y Hasta.
Seleccione Crear certificado.
Ingrese su contraseña de acceso al sistema.
Seleccione Confirmar creación.

▣Certificado de usuario

Vigencia del certificado

Indique el período de vigencia

Desde

12/08/2026

Hasta

12/08/2028

CREAR CERTIFICADO

Firma de documentación

Permite firmar documentación y recibos.
Permite crear certificados para empleados.

⚠️ Contraseña: use la contraseña de acceso del usuario que crea el certificado. Después deberá ingresarla cuando emita certificados de empleados o confirme operaciones de firma.

2. Configurar el sello visual

El sello es opcional y se utiliza como representación visible de la firma sobre los documentos.

En la tarjeta Sello de firma, seleccione el área de imagen o Seleccionar archivo.
Elija una imagen JPG, JPEG o PNG de hasta 5 MB.
Ingrese un Alias, por ejemplo “firma_gerencia”.
Seleccione Subir sello. Si ya existe uno, el botón mostrará Actualizar sello.

▤Sello de firma

▧
Sin sello cargado
Clic para seleccionar la imagen

El sello se utiliza para la firma visual. Formatos: JPG, JPEG o PNG.

Archivo *

Seleccionar archivo...

Alias *

firma_gerencia

LIMPIARSUBIR SELLO

📌 Diferencia importante: borrar o cambiar el sello modifica la imagen visible, no convierte al sello en un certificado. La validez de la firma depende del certificado digital.

3. Crear un certificado de empleado

Antes de emitirlo, compruebe que el empleado:

Esté activo y no sea una visita.
Tenga cargado su email laboral.
Tenga habilitado Mi documentación en el Portal del Empleado.
Tenga una contraseña configurada para el Portal del Empleado.
Reciba un período de vigencia contenido dentro del certificado del usuario emisor.

Ingrese en Empleados y abra la ficha correspondiente.
Seleccione la pestaña Certificados.
Indique las fechas Desde y Hasta.
Seleccione Crear certificado.
Ingrese la contraseña del certificado de usuario que actuará como emisor.
Confirme la creación.

⚠️ Si no puede crearlo: revise primero el email laboral, el acceso a Mi documentación, la contraseña del Portal y las fechas. También confirme que su certificado de usuario continúe vigente.

4. Emitir certificados en forma masiva

Ingrese en Empleados → Asignaciones masivas.
Seleccione los empleados.
Abra la función Certificados.
Compruebe el certificado de usuario que se utilizará.
Seleccione Generar certificados.
Ingrese la contraseña y confirme.

Las fechas se calculan automáticamente dentro de la vigencia segura del certificado de usuario. El proceso no se detiene por un inconveniente individual: al finalizar muestra tres grupos.

Creados

Empleados cuyo certificado se generó correctamente.

Salteados

Empleados que no correspondía procesar, por ejemplo dados de baja.

Fallidos

Casos que requieren corregir un requisito o revisar la contraseña.

5. Consultar, renovar y revocar

La tabla histórica permite ordenar, filtrar por estado y abrir el visor con el titular, emisor y fechas.

Estado	Qué significa
Vigente	Puede utilizarse para las operaciones de firma correspondientes.
Por vencer	Vence dentro de los próximos 30 días. Conviene renovarlo antes de que afecte la firma.
Vencido	Terminó su período de vigencia y ya no debe utilizarse.
Revocado	Fue invalidado antes de su vencimiento o pertenece al historial anterior.

Renovar: cuando el certificado de usuario está Por vencer o Vencido, indique un nuevo período y seleccione Renovar certificado.
Revocar: invalida un certificado vigente o Por vencer. La acción no se puede deshacer.
Visor: permite consultar titular, emisor, fechas y estado; el archivo privado del certificado no se descarga.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo firmar si el certificado está vigente?

Puede existir otra condición de la operación: contraseña incorrecta, empleado sin certificado, firma secuencial o bloqueo por documentación pendiente. Consulte ¿Qué revisar si no se puede firmar un recibo?.

¿El empleado debe ingresar la contraseña del usuario de RRHH?

No. Esa contraseña se solicita al administrador para emitir o utilizar el certificado raíz. El empleado accede al Portal con sus propias credenciales.

¿Puedo crear certificados masivos si algunos empleados no cumplen los requisitos?

Sí. Los empleados válidos se procesan y el resultado identifica por separado los salteados y fallidos para que pueda corregirlos.

¿Qué ocurre al cambiar una contraseña?

Lenox HR renueva automáticamente el certificado relacionado para mantenerlo asociado a las nuevas credenciales.

¿Puedo descargar el certificado?

No. El certificado se administra dentro de Lenox HR y no expone su clave privada. Puede descargar los documentos resultantes de las operaciones de firma.