¿Cómo crear, asignar y administrar beneficios?

El módulo Beneficios permite crear propuestas para los colaboradores, definir su vigencia y asignarlas a las personas que podrán consultarlas desde el Portal del Empleado. También permite distribuir beneficios patrocinados por Lenox HR y controlar la cobertura por empleado.

Antes de empezar

• Ingrese a Lenox HR con un usuario que tenga acceso al módulo Beneficios.
• Compruebe que los colaboradores tengan habilitada la opción Beneficios en el Portal. Consulte ¿Cómo configurar los permisos del Portal del Empleado?.
• Prepare el nombre, las condiciones de uso, la vigencia y, si corresponde, una imagen en formato JPEG, PNG, GIF o WebP de hasta 1 MB.

En este artículo

1. Conocer la pantalla de Beneficios
2. Crear y administrar categorías
3. Crear un beneficio de la empresa
4. Asignar empleados y revisar la vista previa
5. Asignar un beneficio patrocinado
6. Editar, vencer o eliminar beneficios
7. Controlar la cobertura por empleado
8. Preguntas frecuentes

1. Conocer la pantalla de Beneficios

1. Abra el menú principal y seleccione Beneficios.
2. Use la pestaña Beneficios para crear, buscar, filtrar y administrar propuestas.
3. Abra la pestaña Por empleado para identificar quién tiene beneficios asignados y qué porcentaje de la oferta vigente recibe.

Puede combinar el buscador con los filtros de Categoría y Tipo (Todos, Patrocinados o Por empresa). Active Mostrar vencidos cuando necesite consultar registros cuya fecha final ya pasó. Los botones CSV, PDF y EXCEL descargan el resultado disponible.

2. Crear y administrar categorías

Las categorías organizan la oferta y ayudan al colaborador a reconocer rápidamente su finalidad, por ejemplo Salud, Bienestar, Formación o Compras.

1. En la pestaña Beneficios, ubique el selector Categoría.
2. Seleccione el botón + para abrir Nueva categoría.
3. Escriba un nombre de entre 2 y 100 caracteres y seleccione GUARDAR.
4. Para cambiar el nombre de la categoría seleccionada, use el botón de edición.
5. Para eliminarla, selecciónela y use el botón de eliminación.

3. Crear un beneficio de la empresa

1. Seleccione AGREGAR BENEFICIO.
2. Complete los datos del beneficio según la tabla siguiente.
3. Defina a partir de qué fecha estará disponible y si tendrá vencimiento.
4. Cargue una imagen, si desea identificarlo visualmente.
5. Seleccione los empleados que podrán verlo.
6. Revise el resultado con VER PREVIEW y seleccione GUARDAR.

4. Asignar empleados y revisar la vista previa

La asignación determina quién verá el beneficio en su Portal. Dentro del formulario:

1. Use los filtros de Empresa/Sucursal y Sector, o busque al colaborador por nombre.
2. Marque las personas que recibirán el beneficio. Puede seleccionar varias en una misma operación.
3. Seleccione VER PREVIEW. La vista previa muestra la imagen, el nombre, los datos del beneficiario, la categoría, la vigencia y la descripción tal como se presentarán en la ficha.
4. Cierre la vista previa, ajuste los datos si es necesario y seleccione GUARDAR.

5. Asignar un beneficio patrocinado

Los patrocinados se identifican con una estrella y también pueden encontrarse con el filtro Tipo → Patrocinados.

1. Busque el beneficio patrocinado y abra la acción de edición/asignación.
2. Revise su nombre, categoría, descripción, vigencia e imagen. Estos campos aparecerán bloqueados porque son administrados por Lenox HR.
3. Seleccione los empleados que podrán consultarlo.
4. Guarde los cambios.

6. Editar, vencer o eliminar beneficios

Editar un beneficio propio

1. Busque el registro en la pestaña Beneficios.
2. Abra Editar.
3. Actualice la información, la imagen, las fechas o la asignación.
4. Use la vista previa y guarde.

Consultar beneficios vencidos

Active Mostrar vencidos. La columna Vigencia identifica los registros con la leyenda Vencido; también avisa cuando vencen hoy o dentro de los próximos 30 días. Un beneficio vencido deja de formar parte de la oferta vigente del colaborador.

Eliminar beneficios propios

Puede usar la acción individual de eliminación o marcar varios beneficios propios y aplicar la eliminación masiva. Revise la selección antes de confirmar: los patrocinados no pueden seleccionarse ni eliminarse.

7. Controlar la cobertura por empleado

1. Abra la pestaña Por empleado.
2. Busque una persona o filtre por Todos, Con beneficios o Sin beneficios.
3. Revise la columna Beneficios asignados y cobertura. Allí se muestra la relación entre beneficios asignados y beneficios disponibles, junto con el porcentaje de cobertura.
4. Pase el cursor sobre el icono de visualización para consultar los nombres y categorías asignados.
5. Use CSV, PDF o EXCEL para exportar el control.

Esta vista es útil para localizar colaboradores sin beneficios y luego regresar a la pestaña Beneficios para incluirlos en una o más asignaciones.

Preguntas frecuentes

Para conocer la experiencia del colaborador, consulte ¿Cómo consultar y utilizar beneficios desde el Portal del Empleado?.