Este artículo explica la diferencia entre dar de baja y eliminar un empleado en Lenox HR, cómo hacer cada acción, qué datos se conservan y cómo restaurar a un empleado dado de baja.
🔴 Dar de baja
- El empleado deja de figurar como activo.
- Se conserva su ficha y su historial.
- Se puede restaurar más adelante.
- Si conserva documentos, sigue ocupando un lugar del cupo.
- Requiere indicar causa, fecha y qué hacer con los documentos.
⛔ Eliminar
- Borra todos los registros del empleado de forma irrecuperable.
- No se puede deshacer ni restaurar.
- Libera el lugar del cupo.
- Requiere aceptar un checkbox de responsabilidad y confirmar de nuevo.
En este artículo
- Cómo dar de baja a un empleado
- Opciones de la baja
- Baja de varios empleados a la vez
- Cómo eliminar un empleado
- Cómo restaurar un empleado dado de baja
- Cupo de empleados
- Preguntas frecuentes
1. Cómo dar de baja a un empleado
- Vaya a Administración → Empleados.
- Localice al empleado en la tabla.
- Haga clic en el ícono de papelera 🗑️ de su fila (al pasar el cursor se lee «Dar de baja / eliminar empleado»). Se abre la ventana ¿Desea borrar el empleado?.
- Haga clic en Dar de baja. Se abre la ventana Baja del empleado.
- Complete los datos (ver la sección siguiente) y haga clic en Dar de baja. El sistema muestra «Empleado dado de baja con éxito».
Si el empleado tiene materiales o kits asignados, la ventana los muestra en una tabla (Material/Kit y Cantidad) para que los tenga en cuenta antes de continuar. Es solo informativo: no impide la baja. Si el empleado ya está dado de baja, la ventana solo ofrece Eliminar.
2. Opciones de la baja
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Causa | Obligatoria. Elija una: Renuncia, Despido o Jubilacion. |
| Fecha | Fecha de la baja. Por defecto es la de hoy y, en esta ventana, el selector no permite elegir fechas futuras. |
| Motivo | Texto libre para detallar el motivo (renuncia, despido, acuerdo, etc.). Es opcional. |
| Mantener historial y documentos | Conserva los documentos del empleado. Mientras tenga documentos, sigue contando en los empleados permitidos de su plan. |
| Eliminar documentos | Borra los documentos del empleado. La ficha y el historial se conservan y el empleado deja de ocupar un lugar del cupo. |
Debe elegir una causa y una de las dos opciones de documentos: hasta entonces el botón Dar de baja permanece deshabilitado.
3. Baja de varios empleados a la vez
- Vaya a Empleados y haga clic en ASIGNACIONES.
- Elija la pestaña Dar de baja.
- Seleccione a los empleados en el panel de empleados.
- Elija la causa, la fecha, el motivo (opcional) y la opción de documentos. Si algún empleado tiene materiales sin devolver, se muestra el aviso «Materiales pendientes de devolución» con el detalle.
- Haga clic en DAR DE BAJA y confirme en la ventana «Confirmar baja masiva de empleados».
Aquí el selector de fecha no está limitado a hoy. Si algún empleado ya estaba dado de baja, el sistema lo informa. Para conocer el resto de las pestañas, consulte ¿Cómo usar asignaciones masivas en cada módulo?.
4. Cómo eliminar un empleado
Eliminar puede hacerse sobre un empleado activo o sobre uno ya dado de baja. No hace falta dar de baja primero.
- En la tabla de Empleados, haga clic en el ícono de papelera 🗑️ de su fila. Si busca a un empleado dado de baja, active antes el filtro Incluir empleados dados de baja.
- Revise la tabla de materiales y kits, si el empleado tiene alguno asignado.
- Marque el checkbox «Asumo la responsabilidad de eliminar todo registro del empleado, incluidos los documentos.». Hasta entonces el botón Eliminar está deshabilitado.
- Haga clic en Eliminar. Aparece la ventana Confirmar borrado completo del empleado: haga clic en Confirmar (o en Cerrar para cancelar).
- El sistema muestra «El empleado fue eliminado exitosamente.»
5. Cómo restaurar un empleado dado de baja
- En Empleados, active el filtro Incluir empleados dados de baja. Si no lo ve, su usuario no tiene el permiso Incluir dados de baja.
- Localice al empleado: se muestra con su fecha de baja en la columna «Fecha de baja».
- Haga clic en el ícono Restaurar empleado de su fila.
- En la ventana Restaurar empleado, haga clic en Restaurar. El sistema muestra «Empleado restaurado correctamente.»
El empleado vuelve a estar activo y se le vuelve a aplicar su enrolamiento.
La restauración puede ser rechazada en estos casos:
- Se alcanzó el cupo del plan: «Superó la cantidad de legajos permitidos.» (ver ¿Cómo crear empleados y asignar sus características?).
- Otra persona ya usa el mismo DNI: «Ya existe un empleado con ese DNI.»
- Otro empleado ya usa el mismo email laboral: el sistema indica que no se puede recuperar porque el email debe ser único.
6. Cupo de empleados
- Un empleado activo ocupa un lugar del cupo.
- Un empleado dado de baja sigue ocupando un lugar mientras conserve documentos (sin contar la foto ni la firma digital). Por eso en el pie de la lista el total es «Activos + dados de baja con documentos».
- Un empleado dado de baja con Eliminar documentos o un empleado eliminado no ocupa lugar.
Preguntas frecuentes
Los empleados dados de baja conservan su ficha e historial, por lo que sus registros siguen existiendo. Los empleados eliminados desaparecen por completo, incluidas sus fichadas.
No hay un límite de tiempo. Puede restaurarlo o eliminarlo cuando lo necesite.
Las ventanas de baja y eliminación individual y la baja masiva le informan los materiales y kits pendientes. La baja no los devuelve por usted: gestiónelos desde el módulo de materiales.
Verifique que su usuario tenga los permisos Baja, Eliminar y Restaurar (y Empleado nuevo para restaurar). Si persiste, consulte con el administrador de su empresa.
Es posible que tenga registros asociados que impiden el borrado definitivo. En ese caso el sistema le avisa que no pudo eliminarlo; comuníquese con soporte.
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