El módulo Legajo Digital te permite distribuir y firmar recibos de sueldo de forma digital. El circuito se apoya en Lenox Sign, la herramienta que firma los recibos con Token USB / Firma Digital y los prepara para cargarlos en la plataforma. En este artículo vas a encontrar todo lo necesario para dejar el módulo configurado desde cero: certificados de firma, tipos de firma, carga de recibos y configuración del separador de documento.
En este artículo
Antes de empezar: relevamiento inicial
Antes de configurar el módulo, conviene verificar dos puntos que definen todo el circuito posterior:
- ¿Cuentan con firma digital / token USB? Es el medio recomendado para firmar los recibos con validez legal (ver Tipos de firma).
- Tener a mano un recibo de muestra. Sirve para verificar que el archivo cumple con los requisitos de formato necesarios para que la plataforma pueda dividir y agrupar los recibos correctamente.
Certificados de firma
Para operar con recibos se configuran primero los certificados de firma. Hay dos, y el orden importa: primero el certificado raíz (del administrador) y, a partir de él, los certificados de los empleados.
1. Certificado Raíz
Es la firma electrónica del administrador. Se crea desde Administración → Usuarios → [Usuario] → Certificados de firma y con él se generan luego los certificados de los empleados.
2. Certificados de los empleados
La autoridad / apoderado los genera desde Legajo Digital → Certificados de Firma (botón Agregar), habilitando a cada empleado a firmar sus recibos y documentación desde el Portal del Empleado.
Tipos de firma: empleado y empleador
Carga de recibos de sueldo
La carga se realiza siempre desde la misma ruta: Legajo Digital → Gestor Documental → Recibos de Sueldo. Existen dos caminos según cómo se firmen los recibos.
Los archivos con múltiples recibos deberán empezar con 'Múltiple-DDMMAAAA' (Ej. Múltiple-26092019.pdf).
Hay dos caminos según cómo se firmen los recibos:
- Camino A — ya firmados (fuera de Lenox Sign): se sube el archivo múltiple tal cual, respetando los requisitos de formato.
- Camino B — firmar con Token USB / Firma Digital desde Lenox Sign (recomendado): se sube el múltiple a Lenox Sign, que lo corta en un archivo por empleado; luego esos archivos se suben todos juntos a la misma ruta. Al firmarlos, Lenox Sign los marca como [FIRMADO], por lo que quedan cargados como firmados.
Requisitos de formato del archivo múltiple
El archivo múltiple debe cumplir con los siguientes requisitos para que la plataforma pueda dividir y agrupar correctamente los recibos:
Configuración del separador de documento
El separador le indica a la plataforma cómo detectar el identificador de cada empleado dentro del archivo. Se configura desde Legajo Digital → Gestor Documental → Configuración → Separador de documento/identificación cargando la Palabra Clave (exactamente como figura en el archivo, por ej. CUIL_:) y los separadores que rodean el número. Si el identificador no usa separadores —o es DNI en lugar de CUIL—, los separadores se dejan vacíos.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un plan específico para usar Legajo Digital?
Sí. Legajo Digital está disponible únicamente en el plan Evolution. Lenox Sign, en cambio, es gratuito y de libre acceso, sin costo adicional ni límite de plan.
¿La firma electrónica del empleador sirve para los recibos de sueldo?
Se puede utilizar, pero no posee validez legal para recibos de sueldo, por lo que no la recomendamos. Para el empleador se recomienda firmar con Firma Digital / Token USB.
¿Cómo firma el empleado?
El empleado firma electrónicamente desde el Portal del Empleado, con su nombre y apellido, la documentación y los recibos que tenga asignados.
¿Puedo subir un recibo sin firmar?
Sí. Si lo suben marcándolo como SIN FIRMAR, pueden usar la firma raíz electrónica; en ese caso figurará el nombre del usuario que generó el certificado raíz en lugar del apoderado.
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